Door: Allert Goossens

Hoe evalueert u een offerte?

Allereerst is de evaluatie afhankelijk van de aanvraagprocedure. Er zijn enkele bekende procedures voor aanvragen van een offerte. De drie belangrijkste zijn:

– Onderhandse “open bid” procedure
– Onderhandse “sealed bid” procedure
– Europese Aanbesteding (volgens meerdere modellen)

Bij een onderhandse “open bid” procedure worden geen normen gesteld aan de openings- en evalutie procedure – anders dan de normen die u stelt. Bij een “sealed bid” procedure is het gangbaar dat alle aanbiedingen tegelijkertijd worden geopend in aanwezigheid van een derde persoon, waarbij eerste inventaris wordt opgemaakt van de compleetheid van de aanbieding en de prijs (soms nog enkele factoren zoals levertijd en geldigheid). De Europese aanbesteding (Richtlijnen) hebben een vast protocol behorend bij de gestarte procedure. Die laten we maar voor wat ie is.

Hoe evalueer je vervolgens (in het kort):
– Allereerst dient een offerte zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de aanvraag. In geval van productlevering is dit vaak eenvoudiger vast te stellen dan wanneer u een dienst of werk aanvraagt. Daarnaast heeft u vast omschreven wat voor u heel belangrijke commerciele elementen zijn, zoals spoedige levering, uw eigen voorwaarden, enz.
– Ten tweede zijn we altijd geinteresseerd in de meest voorname parameters van een offerte: prijs, geldigheid, levertijd, kwaliteit van het aangebodene en voorwaarden
– Meestal zijn meer offertes aangevraagd, en is het dus verstandig bijvoorbeeld de offertes eerst op de hoofdlijnen (voldoen aan vraag, prijs, levertijd) te evalueren en de beste drie te “shortlisten”. Met deze beste drie gaat u dan verder met een diepte evaluatie van het gebodene en kunt u bijvoorbeeld gaan onderhandelen over prijs en kwaliteit, of voorwaarden en levertijd.
– Let bij offertes altijd op geldigheid, toepasselijkheid van voorwaarden en recht en vrijblijvende geldigheid.
– Let bij grote opdrachten altijd op de geschiktheid van het bedrijf dat aanbiedt, hun financiele staat en status en referenties met vergelijkbare producten, werken of diensten.

Dit zijn zeer algemene richtlijnen, maar als u een voorbeeld heeft waaraan u denktt dan kunnen we gerichter antwoorden. Aangezien het enorm scheelt op welke wijze u aanbesteed (of uw inkoop verricht) en wat u aanbesteed (of inkoopt) kan het antwoord in deze heel eenvoudig respectievelijk complex zijn.